Por E&N Brand Lab para Kardex
Cuando un pedido sale tarde, un producto no aparece donde debería o el crecimiento obliga a sumar espacio y personal, el problema puede lucir como exclusivamente logístico. Sin embargo, sus consecuencias terminan llegando al estado de resultados: mayores costos, recursos inmovilizados, pérdida de productividad y una menor capacidad para responder al cliente.
Por eso, la gestión del almacén ya no puede observarse únicamente como una responsabilidad operativa. También es una decisión de negocio.
Para un CEO, presidente o gerente general, la pregunta relevante no es qué equipo comprar, sino cuánto crecimiento puede soportar la operación actual, qué fricciones están consumiendo rentabilidad y cuál inversión permitiría resolverlas con un resultado medible.
En un escenario de mayores exigencias de velocidad, precisión y disponibilidad, automatizar puede convertirse en una fuente de competitividad. Pero hacerlo sin un diagnóstico, sin prioridades claras o sin una métrica de éxito también puede agregar costos y complejidad. La diferencia está en el punto de partida.
INEFICIENCIAS OPERATIVAS SON UN LÍMITE PARA EL NEGOCIO
Las señales suelen aparecer en el piso del almacén: trabajadores que recorren largas distancias para completar un pedido; inventarios cuya ubicación o disponibilidad no es completamente confiable; congestión durante la recepción o el despacho; falta de espacio; tareas repetitivas que afectan la productividad y la ergonomía; o procesos que dependen del papel, las hojas de cálculo y el conocimiento de unas pocas personas.
Individualmente, estas situaciones pueden parecer menores. Acumuladas, pueden elevar el costo por pedido, prolongar los tiempos de respuesta, dificultar la planificación y limitar la capacidad de la empresa para absorber un aumento de la demanda.
La magnitud de la oportunidad es relevante. Según la Encuesta sobre Sistemas Integrados de Almacenes de diciembre de 2025, realizada por Peerless Research Group y Kardex, el 63 % de los líderes consultados describió sus operaciones como totalmente manuales. Otro 31 % señaló que sus instalaciones estaban parcialmente automatizadas y solo el 6 % las consideró altamente automatizadas.
El dato no significa que todas las organizaciones deban avanzar hacia una automatización total. Muestra, en cambio, que una gran parte del mercado todavía tiene margen para digitalizar, simplificar o automatizar procesos específicos que afectan su desempeño.
LA PRIMERA DECISIÓN NO ES TECNOLÓGICA
Uno de los errores más costosos consiste en comenzar por la solución antes de definir el problema. Un proyecto puede incorporar tecnología avanzada y, aun así, no resolver la restricción que más afecta al negocio.
La Guía Práctica de Kardex para la automatización de almacenes propone invertir ese orden. El proceso comienza con una evaluación del funcionamiento actual: dónde se frena el trabajo, dónde ocurren los errores, cuánto tiempo se destina a caminar, esperar o buscar productos y en qué punto la información del inventario deja de ser confiable.
El objetivo es identificar una sola prioridad inicial y relacionarla con un indicador clave de desempeño. Puede ser la precisión de los pedidos, el número de líneas preparadas por hora, el tiempo de ciclo, el uso del espacio o el costo por pedido, dependiendo de la necesidad de cada empresa.
Establecer una línea base permite que la dirección compare el antes y el después, evalúe el retorno y determine si corresponde estabilizar la mejora, corregirla o avanzar hacia una siguiente etapa.
Este enfoque también ayuda a construir alineamiento interno. Finanzas puede analizar la inversión y su retorno; operaciones, validar el impacto sobre el flujo de trabajo; tecnología, evaluar la integración; y los equipos del almacén, aportar la experiencia diaria sobre los puntos de fricción.
AUTOMATIZAR POR ETAPAS REDUCE EL RIESGO DE LA INVERSIÓN
La automatización no exige necesariamente renovar todo el almacén ni adoptar desde el inicio las soluciones más sofisticadas. La hoja de ruta de Kardex plantea un proceso de maduración.
Tras el diagnóstico, una empresa puede comenzar con una tecnología independiente dirigida a un problema concreto: mejorar la visibilidad del inventario, reducir los desplazamientos, aprovechar mejor el espacio, agilizar el empaque o disminuir errores. Una vez estabilizado ese primer paso, puede conectar datos, software, equipos y flujos de materiales. Las soluciones más avanzadas quedan para una etapa en la que la operación ya dispone de información confiable, procesos consistentes y equipos preparados para el cambio.
La secuencia es importante porque automatizar demasiado pronto o sin conexión con la necesidad real puede trasladar el cuello de botella a otra parte de la operación. Por el contrario, una implementación focalizada permite aprender, demostrar valor y construir capacidades antes de ampliar la escala.
El retorno de la inversión es una de las principales preocupaciones de la alta dirección. En una encuesta citada en la Guía, el 33% de los clientes de Kardex consultados afirmó haber observado un ROI medible durante los primeros tres meses y el 59% dijo haberlo hecho dentro de los primeros seis meses. Los resultados corresponden a la experiencia reportada por esos clientes y no constituyen una garantía para todas las implementaciones, pero muestran la importancia de vincular el proyecto con un problema y una métrica claramente definidos.
HERRAMIENTA PARA LLEVAR LA DECISIÓN AL TERRENO
Para facilitar ese primer diagnóstico, la descarga de la Guía de Kardex también permite acceder a una hoja de autoevaluación imprimible. La herramienta está pensada para recorrer el almacén, documentar observaciones y calificar seis áreas críticas de la operación:
- Limitaciones de espacio.
- Visibilidad y precisión del inventario.
- Productividad del picking y tiempos de desplazamiento.
- Esfuerzo físico, ergonomía y seguridad.
- Fricciones en recepción, almacenamiento y reabastecimiento.
- Cuellos de botella en empaque y despacho.
La calificación más baja ayuda a señalar el problema que merece atención prioritaria. La plantilla incluye, además, espacios para registrar comentarios y situaciones observadas. De esta forma, una preocupación general —“el almacén necesita mejorar”— puede convertirse en una conversación documentada entre la dirección y sus equipos de logística y operaciones.
La guía desarrolla posteriormente las tecnologías que pueden responder a cada tipo de necesidad, los criterios para seleccionar un socio de automatización, la importancia de evaluar la integración con los sistemas existentes y los indicadores que conviene revisar antes de escalar.
DEL CENTRO DE COSTOS A UNA CAPACIDAD ESTRATÉGICA
Una gestión eficiente del almacén no se limita a reducir movimientos o almacenar más productos en menos espacio. Puede ampliar la capacidad de la empresa para atender la demanda, mejorar la confiabilidad de las entregas, utilizar mejor sus recursos y crecer sin aumentar sus costos al mismo ritmo que sus operaciones.
Esa es la conversación que corresponde a la alta dirección. Automatizar no es perseguir la tecnología más avanzada, sino construir una operación capaz de sostener los objetivos del negocio.
El primer paso tampoco consiste en elegir un robot, un software o un sistema de almacenamiento. Consiste en determinar qué fricción está frenando el crecimiento, cuánto le cuesta a la empresa y con qué indicador se medirá su solución.
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