Tropigas de Guatemala S.A ha sido la empresa líder en la distribución, almacenamiento, envasado, comercialización e importación de Gas LP (GLP), con 80 años de servicio en el país centroamericano. A lo largo de toda Guatemala comercializa GLP a granel - es decir, para restaurantes, gimnasios, hoteles, centros comerciales, etc., que necesitan el servicio en gran volumen-, gas vehicular y cilindros portátiles a nivel residencial. Es decir, se necesita en todas partes.
En enero del 2019, la Superintendencia de Administración Tributaria como autoridad recaudadora de Guatemala, le notificó que por ley la empresa tenía la obligación de trasladarse a la modalidad de facturación electrónica. Al tomar nota del requisito, la compañía encontró que su base de datos en SQL -con sólo 200 usuarios- presentaba problemas de lentitud y saturación por la carga de trabajo. Si a ello debía sumarle más de 1400 usuarios adicionales, la plataforma iba a colapsar.
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La compañía entendió que debía contar con una base de datos robusta, rentable y accesible que soportara su ERP y que, en todo el territorio guatemalteco, cualquier usuario colaborador autorizado, pudiera acceder a los procesos de facturación en formatos más flexibles y móviles.
Marvin Contreras, Gerente de TI de Tropigas de Guatemala, quien planeó la estrategia de la compañía para llevar a la Nube esta operación de facturación: "necesitábamos una plataforma robusta que nos permitiera simplificar las tareas y manejar la carga de trabajo de emitir más de 150 mil documentos electrónicos al mes, más otras transacciones obligatorias (reportes financieros, módulo fiscal de presentación de impuestos, cuentas por cobrar, modelo de movilidad, etc.)". Y aseguró que el proceso no era fácil, pero encontraron en Oracle al mejor aliado: "Por eso nos decidimos por la base de datos en la nube de Oracle, cuya migración e implementación nos llevó solo dos meses, y fue prácticamente como cambiarnos de casa".
Esta solución les ha permitido gestionar el procesamiento y facturación de forma global, manejando millones de transacciones diarias en el país. De acuerdo con Tropigas de Guatemala, en un mes pasaron de tener 200 usuarios a más de 1400 en el proceso de implementación, y la base de datos soportó el crecimiento eficientemente.
Contreras dijo: "empleábamos tres horas con un equipo de 5 personas para ciertos procesos. Estas 15 horas adicionales, ahora se convirtieron en tan sólo tres minutos. No teníamos auditoría de bases de datos, hoy la base de datos lo hace por nosotros. Los respaldos se llevaban tres horas, con esta solución se hacen en cinco minutos. Además, se pueden hacer respaldos incrementales, anteriormente esto era imposible".
Para el gerente de Oracle en Centroamérica, Leandro Ramírez, la compañía siempre busca que organizaciones como Tropigas de Guatemala puedan mejorar sus servicios con menos costos. Por eso, dice, "migrar a la nube es una tendencia mundial, que está siendo adoptada por todo tipo de empresas, sin importar su tamaño y alcance. Es una apuesta para la digitalización de los negocios, es decir, la simplicidad y la eficiencia en los procesos". Contreras reafirmó: 'Estamos muy contentos con esta implementación. Indudablemente es una de las mejores decisiones que hemos tomado".
TI pasó a ser el centro de la operación
Marvin Contreras asegura que los colaboradores de Tropigas de Guatemala han cambiado la percepción de la tecnología. "Nuestra operación más importante es la venta. Si la tecnología deja de funcionar, la operación de la empresa deja de funcionar. Ahora la tecnología es el núcleo de la empresa. TI es un área estratégica y sus desarrollos son el núcleo de la gestión de la administración".
Agrega que "la base de datos anterior consumía muchos recursos", y que por ello "existía una mala imagen tanto del sistema como del departamento de tecnología". Dice que "cuando el sistema se caía había que esperar a que estuviera disponible, y eso tomaba por lo menos media hora. Ahora, los tiempos de respuesta son óptimos". Por esto, hoy, enfatiza, la percepción cambió totalmente.
La compañía continúa creciendo y por ende sus sistemas de información. Actualmente, se encuentra en desarrollo un módulo móvil de supervisión y otro para Contac Center. Lo anterior permitirá aumentar más de 100 usuarios adicionales, a los 1700 ya existentes. Entre los planes a futuro está implementar la base de datos Autónoma de Oracle, analítica y Business Intelligence en sus análisis.
Esta compañía cuenta con más de 7500 empleados y ahora con 1700 usuarios ubicados en 23 sucursales centrales y 1500 puntos de venta en todo el país. Todos soportados por la Base de Datos Oracle Cloud.
