Por E&N para Bazoom
Las pequeñas y medianas empresas no solo son el motor del empleo de Centroamérica, sino que también son los paladines que se ponen cara a cara a la presión constante por hacer rendir el tiempo, en una lucha por mejorar la competitividad frente a los ‘peces gordos’. En ocasiones no es la falta de horas lo que impide avanzar, sino ciertas prácticas, en gran parte heredadas, que consumen horas sin hacer ruido.
Cuando la incertidumbre política exige agilidad, eficiencia y respuesta rápida al mercado, reconocer a los ‘ladrones de tiempo’ puede marcar la diferencia entre crecer o quedarse atrás.
La jornada laboral tiene un inicio y un fin en el contrato, pero esto no siempre es un espejo de la realidad. De hecho, en muchas PyMEs esa es una frontera más teórica que real. Ya sea por cultura empresarial, informalidad o falta de herramientas adecuadas, el control del tiempo efectivo que cada trabajador dedica a sus tareas es, en el mejor de los casos, estimado.
Por ese motivo, un programa de recursos humanos, tomemos el caso de Factorial, puede ser la ficha del puzzle que marque una diferencia en la repartición de tareas dentro de la empresa. Esto, además, ayuda a retener el talento, dado que la falta de seguimiento no solo impide medir la productividad de cada persona, sino que también dificulta tomar decisiones basadas en datos.
En una PyME cada minuto cuenta, porque el tiempo es equivalente a rendimiento económico, por lo tanto el seguimiento de los horarios que se dedican a las tareas no es un gesto de control, sino una herramienta estratégica.
Por ese motivo, implementar sistemas de control horario, desde aplicaciones de fichaje hasta plataformas más completas como Factorial, permite a las PyMEs entender cómo se comporta (y cómo optimizar) una jornada laboral, redistribuir tareas de forma más eficiente y prevenir el agotamiento de los equipos.
En muchas pequeñas empresas, el día arranca con una avalancha de tareas urgentes. La bandeja de entrada llena, los mensajes del cliente que necesita respuesta inmediata, la factura que quedó pendiente, el proveedor que cambia condiciones.
En definitiva, la lista no termina. Pero la realidad es que cuando todo es prioritario, en realidad nada lo es.
La buena noticia es que la solución puede empezar por algo tan simple como un lápiz y un papel. Con una matriz de Eisenhower, por ejemplo, mediante la cual se dibujan cuatro cuadrantes para determinar lo urgente/importante y saber cómo descartar lo no urgente/ no importante.
Las empresas más productivas, incluso siendo pequeñas, aprenden a saber cuáles son los fuegos que hay que apagar. Estas metodologías de priorización, definen responsables claros y establecen rutinas que ayudan a separar la reacción del enfoque.
Cada día hay tareas ‘de cinco minutos’ (que a veces se transforman en 20 o hasta 30) que se repiten sin variaciones: enviar correos de seguimiento, generar reportes de rutina, cargar o generar facturas, programar reuniones. Si bien parecen inofensivas, esas acciones consumen una cantidad de horas valiosas que podrían destinarse a tareas de mayor valor agregado.
Aunque la palabra ’automatización’ resuena en el cerebro como algo que remite a grandes empresas, el panorama ha cambiado gracias a herramientas digitales enfocadas en los más pequeños. Tal es el caso de los ESP (servidores de correos electrónicos), CRM (sistemas de gestión de relaciones con clientes como HubSpot o Zoho), y programas propiamente dichos de automatización como Make o Zapier, que intercomunican apps.
Un ejemplo recurrente es el de configurar que cada vez que alguien complete un formulario en la web, reciba un correo de bienvenida, se agregue a una base de datos, y se cree una tarea en el calendario del equipo comercial.
Esto es muy sencillo de hacer con herramientas de email marketing y también existen soluciones específicas para facturación automática, recordatorios de pago, gestión de agendas, e incluso respuestas automáticas en WhatsApp Business. Hoy, automatizar no solo es posible, sino que puede hacer una diferencia brutal para que una PyME gane tiempo sin perder el control.
Según un estudio reciente de McKinsey & Company sobre la productividad en PyMEs en Estados Unidos, el motivo detrás del cual los ‘peces gordos’ logran ser mucho más productivos que las pequeñas es porque concentran sus esfuerzos en actividades de alto valor y subcontratan todo aquello que no forma parte de su núcleo operativo.
Este fenómeno, conocido como ‘work fissuring’, les permite enfocarse en sus competencias principales mientras delegan funciones secundarias (mantenimiento, soporte técnico o servicios administrativos) en otras empresas más pequeñas y especializadas.
Este modelo no solo aumenta la eficiencia de las grandes firmas, sino que también puede ser replicado, con matices, por las PyMEs. Por ejemplo, a través de la contratación de freelancers o el pago de trabajo por horas.
Sin embargo, muchas pequeñas empresas en Centroamérica siguen operando bajo la lógica de hacerlo todo ‘puertas adentro’, lo que termina sobrecargando al equipo, ralentizando procesos y restando foco estratégico.
