Por revistaeyn.com
La digitalización de las áreas financieras ha avanzado de forma importante en los últimos años. Sin embargo, actividades como las conciliaciones bancarias, la validación de documentos fiscales, la comunicación con proveedores y el seguimiento de excepciones continúan realizándose de forma manual, consumiendo tiempo que podría destinarse al análisis y la toma de decisiones.
Los agentes de inteligencia artificial abren una nueva etapa en la automatización de estos procesos. A diferencia de las herramientas tradicionales de automatización, pueden ejecutar procesos completos, interactuar con distintos sistemas y dar seguimiento a tareas operativas con menor intervención constante de las personas.
Con base en la experiencia de Payana acompañando a más de 1,500 empresas en México, Colombia y Argentina, la compañía identifica cinco tareas que los CFO deberían priorizar al incorporar inteligencia artificial en su operación financiera:
1. Resolver excepciones antes del cierre financiero Facturas sin orden de compra, pagos que no coinciden, documentos incompletos o aprobaciones detenidas suelen acumularse durante el mes hasta convertirse en uno de los principales obstáculos para el cierre financiero. Los agentes de IA monitorean estas excepciones en tiempo real, investigan automáticamente la información relacionada, resuelven los casos repetitivos y escalan únicamente aquellos que requieren criterio humano.
2. Automatizar la validación fiscal y documental En México, el cumplimiento fiscal va mucho más allá de emitir un CFDI. También implica validar comprobantes, verificar proveedores y asegurar que cada operación cuente con la documentación requerida, incluidos los Complementos para Recepción de Pagos cuando aplican. Los agentes de IA pueden validar automáticamente la información fiscal, identificar documentos pendientes y gestionar su seguimiento hasta completar el expediente de cada operación.
3. Delegar la comunicación repetitiva con proveedores Solicitar facturas, reclamar documentos pendientes, dar seguimiento a Complementos de Pago o responder consultas sobre estatus de pagos representa una carga administrativa importante para los equipos financieros. Los agentes de IA pueden ejecutar estas comunicaciones por correo electrónico, WhatsApp u otros canales definidos por la empresa, además de realizar seguimientos automáticos hasta obtener la documentación requerida.
4. Automatizar la causación contable La captura manual de facturas en el ERP sigue siendo una de las actividades con mayor riesgo de errores y una de las que más tiempo consume. Los agentes de IA pueden leer la información del CFDI, sugerir la clasificación contable con base en el historial de la empresa, aplicar reglas fiscales e ingresar automáticamente la información al ERP, aprendiendo continuamente de las validaciones realizadas por el equipo.
"Uno de los errores más comunes es querer automatizar procesos aislados sin resolver primero los cuellos de botella de la operación. La mayor transformación ocurre cuando la inteligencia artificial se incorpora de manera progresiva, comenzando por aquellas tareas que consumen más tiempo y generan mayor impacto en la productividad del equipo financiero", afirmó Matías Umaschi, CEO y cofundador de Payana.
