Por Leonel Ibarra - revistaeyn.com
Las tareas más pequeñas de la lista de tareas pendientes pueden ser a menudo las más agotadoras. El simple hecho de mirar correos electrónicos o los archivos que deben ordenarse puede desencadenar sentimientos de estrés o ansiedad.
Cecily Motley, cofundadora de Harriet, una asistente de lugar de trabajo impulsada por IA llama a estas actividades repetitivas y tediosas "tareas vampiro", y advierte que empantanarse con el trabajo administrativo es lo primero que mata la productividad de las personas.
"Son esas tareas aburridas y que consumen mucho tiempo, como programar reuniones y responder correos electrónicos, las que agotan su energía y le quitan tiempo al trabajo de enfoque profundo o a los proyectos de mayor valor", explica.
La persona promedio pasa al menos 21 horas a la semana haciendo tareas administrativas en sus trabajos, según un informe de 2021 de la empresa emergente de software Brightpearl. Sus investigadores encuestaron a 2.000 adultos y encontraron que casi el 40 % de las personas están "abrumadas" por la cantidad de responsabilidades administrativas que tienen que abordar en el trabajo.
Motley recomienda tres estrategias para simplificar las "tareas vampiro" y aumentar la productividad:
*Pruebe el "timeboxing", pero sea realista
Motley confía en el "timeboxing", o programar bloques de tiempo en su calendario para concentrarse en elementos específicos de su lista de tareas pendientes y bloquear cualquier distracción durante el límite de tiempo que ha asignado a esa actividad.
Eso incluye programar "sesiones de administración" para crear períodos más libres de distracciones para proyectos importantes: Motley recomienda guardarlos para un momento en el que normalmente eres menos productivo, ya sea cuando inicias sesión por primera vez o al final de tu jornada laboral.
Establecer pautas claras sobre cómo gastar su tiempo y energía es la forma más fácil y efectiva de aumentar la productividad, según una investigación reciente de Slack, subsidiaria de Salesforce, y la firma de investigación Qualtrics.
Pero el timeboxing solo es efectivo si es honesto sobre el tiempo requerido para completar cada tarea, dice Motley.
*Silenciar notificaciones
Las notificaciones pueden hacer que algunas tareas administrativas, como responder a correos electrónicos e invitaciones de calendario, se sientan urgentes y necesiten atención inmediata, incluso si tales tareas "rara vez lo son", dice Motley.
Responder a todas las notificaciones a medida que llegan puede hacer que sea más difícil volver a concentrarse en el trabajo en el que estaba involucrado anteriormente. En su lugar, Motley sugiere desactivar las notificaciones en el trabajo y comprobar los mensajes/alertas entrantes de una sola vez durante el periodo de administración.
*Establece límites más estrictos
Puede parecer contradictorio, pero decir "no" a tareas innecesarias o asumir más trabajo no solo evita el agotamiento, sino que también puede ayudarte a generar confianza en el lugar de trabajo.
"Le estás demostrando a tu jefe y a tus compañeros de trabajo que eres lo suficientemente organizado como para comprender tu carga de trabajo y priorizar los compromisos existentes", dice Motley.
Con información de CNBC
